由於工作需要，我經常要用Excel處理各部門上報的數據表格，由於人名有字數的區別，因此這些表格中的姓名項裡面總是有很多多余的空格，而且空格的位置不確定，空格的數量也不確定，導致表格非常不整齊，而一個一個調整又非常麻煩，請問有什麼辦法能快速去掉這些空格?今天小編將與大家一同分享Excel表格中的大量空格這個問題及解決方法.
到了年底，單位要報送的表格非常多，有時就請一些非專業老師幫助錄入，但在錄入的過程中我發現不少老師錄入的表格數據中存在一些空格，影響了數據的整體效果。如果一個個地修改既費時又費力，針對此現象我想出了幾種有效的解決方法並且收到了良好的效果，因此寫下來與廣大讀者一起分享。
一、提前預埋設置，做到事半功倍
1. 提醒用戶輸入的數據中是否含有空格
在數據錄入過程中，如果想讓系統自動提醒用戶輸入的數據中是否含有空格，可通過設置數據的有效性來實現。
以驗證姓名數據在輸入的過程中是否含有空格為例(如圖1)，選中第一個姓名向下的單元格區域，單擊“數據”菜單中的“有效性”命令，彈出“數據有效性”對話框，在“設置”選項卡中將允許的有效性條件設為“自定義”，在其下方的“公式”框中輸入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。
圖1
切換到“出錯警告”選項卡，在“標題”框中輸入“出錯警告!”，在“錯誤信息”框中輸入“輸入的文本含有空格，請確認後重新輸入!”(如圖2)，設置完成後，單擊“確定”按鈕退出。
圖2
接下來在輸入姓名的過程中，系統會自動驗證當前單元格中是否含有空格，如果有，則彈出如圖3所示的警告信息。
圖3
cico提示：在圖3出現時，直接按回車可以重新輸入姓名。如果輸入字數較多的數據(類似於“家庭地址”這類字段)時，不適合直接按回車鍵，否則原有的數據會自動被刪除，此時單擊“是”按鈕可以忽略空格的存在。
2. 用公式去除數據中含有的空格
上述技巧大家會發現系統能自動檢測出空格的存在，但不能自動替換掉這些空格，還必須要重新輸入或輸入完成後進行必要的修改。可不可以在輸入過程中自動去掉含有的空格呢?
如果在當前表格中插入一些空列，用substitute函數是可以實現這一功能的，但總覺得不太美觀，並且在錄入時影響用戶的視線。後來我將公式運用到sheet2中順利地解決了這一問題。
