企業的規模越大，同一個網絡內的打印機數量就越多，需要IT人員設置並管理這些打印機的時間也就越多，並將導致費用的增加。Windows Server 2008包含打印管理功能，能夠通過MMC來實現管理員對企業內（包括遠程辦公地點在內）所有打印機從單獨的接口進行管理，監控和問題解決。
打印管理提供了即時的來自同一個控制台的有關所有打印機的狀態以及打印服務器的詳細信息。打印管理能夠幫助識別具有錯誤狀態的打印機，並能夠發出電子郵件通知，或在打印機或打印服務器需要修理時運行腳本。在提供Web界面的打印機的模式下，打印管理能夠讀取這種額外的數據，即時在遠程地點，也能使墨盒以及紙張數量等信息輕松得到管理。
本地打印服務器的管理員能夠進行打印機的添加及刪除。打印管理能夠自動檢測所有同一個打印服務器子網絡中的打印設備，安裝相應的打印機驅動，設置隊列，並共享打印設備。只有在無法找到打印機驅動時才需要手動干預。
打印管理服務實現了從任何運行Windows Server？ 2003 R2服務器，Windows Vista？，或Windows？ XP客戶端（x86及x64）的計算機上集中管理企業內打印設備的功能。
管理打印設備
打印管理服務可用於管理所有屬於企業范圍內的，包括分支機構在內的打印設備。無論某台打印設備的安裝地點是否在本地，控制打印設備共享方式，更新驅動器方式以及打印隊列均具備同一個接口，因此無需導航到個人文件夾中進行每個打印服務器上的每個打印設備的設置。通過將打印管理服務與“配置你的服務器”向導及終端服務結合，管理員能夠自動搜索並安裝位於分支機構的本地打印服務器上的網絡打印設備。在分支機構的人員沒有經過這方面培訓的情況下，這種服務方式十分的必要。
在活動目錄中列出及刪除打印設備
在活動目錄中列出打印設備可使管理員更加易於找出並設置打印設備。在打印設備安裝在打印服務器上之後，管理員可以使用“打印管理服務”將它們在活動目錄中列出。管理員實際可以同時列出多個打印設備。管理員可能會需要過濾功能來顯示所有需要列出或刪除的打印設備，使他們可以同時輕松地選擇所有的打印設備。
通過采用群組策略來配置打印設備
打印管理服務可以與群組策略結合來自動將打印設備的連接添加到客戶端計算機的打印設備和傳真文件夾。打印設備連接設置可以自動添加到活動目錄中的現有群組策略對象（GPO）中。在群組策略處理運行在客戶端的計算機上時，打印設備連接設置便被應用到用戶或與GPO相聯的計算機上。通過這種方式配置的打印設備會在監測到與之相聯的打印服務器時出現在打印管理服務目錄的已配置打印設備對象中。
這種安裝打印設備的方式對實驗室，教室或分支機構來說是非常有用，因為這些地點的各個房間或辦公室的計算機都需要連接到同一台打印設備上。在大規模的企業內，這種安裝方式也同樣十分有用，因為那裡的計算機設備和打印設備通常按功能，工作組或部門進行劃分。通過按用戶的連接方式設置打印設備可以使用戶在任意一台登錄的計算機上使用打印設備。通過按電腦的連接方式設置打印設備會使打印設備出現在“打印設備和傳真”文件夾當中，使任何使用該台計算機的用戶能夠使用打印設備。
解決打印設備的問題
打印管理服務具備幾個可以幫助發現並解決打印設備問題的特征，包括遠程地點的打印設備在內。設置預先定義的過濾方式能夠使管理員輕松找到所有沒在備用狀態的打印設備，或者在打印備份隊列中有打印任務的打印設備。許多設備，無論生產商是誰，都提供了豐富的可為打印管理所用的狀態信息。通過密切監控企業內的打印設備，管理員或許甚至能夠在問題發生之前將其解決，例如發現紙張數量或墨粉較少等問題。通過使用自動化流程的系統來在打印服務器關閉時向IT技術人員發出通知，問題便可以得到更加快速的解決，以減少打印設備和打印服務器的問題所帶來的影響。
總結
打印管理服務為管理員節省了大量在客戶端計算機上設置及管理和監控打印設備的時間。打印管理服務無需在各個計算機上進行連接設置與配置，而可以與群組策略結合來自動將連接添加到客戶端計算機的“打印設備與傳真”文件夾中。這是一種有效的為大多數需要讀取同一台打印設備的用戶（如在同一個部門的用戶，或在分支機構的全體用戶）節省時間的方式。
