有調查統計發現，40%以上的OA辦公系統項目交付超過期限與預算，OA辦公系統的應用率不夠55%，而OA辦公系統實施失敗率高達35%.OA辦公系統應用的現狀如此堪憂，讓很多人大跌眼鏡。
幸好，在國內OA辦公系統市場普遍成功率不高、實施後缺乏有效推廣、應用率低下的背景下，國內也有一些OA領軍企業卻有著百分百的應用成功率，以萬戶OA為代表。究其原因，一方面是這些OA辦公系統廠商無一例外都非常關注客戶最實際的需求，並開發客戶最易用的產品，另一方面則是因為有強大的實施與交付體系的支撐。
而從萬戶的成功經驗來看，要想OA辦公系統做到成功應用，有以下五大保障：OA辦公系統的定位、OA辦公系統專員的設置、授權、制度化保障和正向激勵，具體如下：
一、 OA辦公系統的定位問題
萬戶發現，對OA辦公系統項目的定位將決定項目的價值貢獻和發展，由於缺乏對OA辦公系統本質的了解，絕大部分用戶都把OA辦公系統當成了一個階段性項目，沒有意識到，如果能充分重視OA辦公系統，OA辦公系統將成為一個強大的戰略實施的支撐平台。
二、 OA辦公系統專員的設置
因為定位的問題，所以很少有用戶能為OA辦公系統的發展設計專門的崗位，如果把OA辦公系統定位在一個軟件，那麼對管理專員要求不必太高，只需完成數據備份，定時升級即可。但如果是將OA辦公系統定位在組織管理和戰略實施平台，那麼OA辦公系統的發展將影響到整個組織能力的提升，萬戶建議此時的管理專員就需要由一個有多年工作經驗，熟悉各個業務部門情況，具備協調組織能力、至少是對組織管理充滿興趣的人來擔任。另外，萬戶提醒道，隨著OA辦公系統應用的深化，要設置的崗位可能還有：部門知識管理員、HR部門或企管辦執行力和文化建設的監督員來配合。
三、 授權
即使設置了專人來管理系統，但OA辦公系統的推廣應用仍然會遭遇諸多困難。很多人天生就會對任何改變習慣的行為進行抵制。對於OA辦公系統這一新的信息化工具的使用，他們也許會有諸多借口，如沒有時間學習、如不習慣用電腦來處理事務……這個時候，用戶必須對OA辦公系統管理專員充分授權，讓他在不過度實施干擾正常業務的前提下，擁有絕對威信，並對不遵照實施規定的員工進行適當地處罰。
四、 制度化保障
通常，如果要在一個組織中推出一個重要的舉措，那麼就不是僅僅通過公告告知那麼簡單的了，而是需要制定相關制度來固化。對於OA辦公系統的應用這一組織行為變革，則更需制度來保障。萬戶建議用戶可以建立相關制度來保障OA辦公系統的推廣應用，讓OA辦公系統的應用逐漸成為員工的一種習慣。
五、 正向激勵
如果變革沒有好處，誰願意變？為了讓員工有更多的意願去使用OA辦公系統，適當的激勵並不可少。這會讓員工從應用OA辦公系統中感受到更多的樂趣。通過實踐，萬戶總結出了以下辦法：可以結合知識管理設置知識貢獻獎，可以征求對流程的建議給流程優化獎，可以鼓勵員工在論壇分享競爭情報，鼓勵管理建議，獎勵部門文檔管理水平率先達標的團隊，第一個使用關聯項目進行跨部門協同的動態團隊……這些都能有效調動員工使用OA辦公系統的積極性，更好更快的融入到OA辦公系統的使用中。
正是以上方法讓萬戶OA在應用過程中沖破重重困難，獲得用戶的依賴。而徹底融入用戶日常運營的萬戶OA也創造出了顯著的價值，通過搭建高效的協同平台，有力提高了用戶工作效率、節約運營成本、規范企業管理、提高企業競爭力，加強員工凝聚力，讓用戶充分感受到信息化建設帶來的諸多好處，使其發展邁上新的台階。
