成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬盤空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一台新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦裡的文件真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。
文件管理的真谛在於方便保存和迅速提取，所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區開始到每一個文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立合理的文件保存架構。此外所有的文件、文件夾，都要規范化地命名，並放入最合適的文件夾中。這樣，當我們需要什麼文件時，就知道到哪裡去尋找。這種方法，對於相當數量的人來說，並不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，並敦促您養成好的文件管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧並不是教條，可能並不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，並堅持下來，形成習慣。
一、發揮我的文檔的作用
有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利於我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創建自己的目錄，將經常需要訪問的文件存儲在這裡。至於“我的文檔”存儲在C盤，在重裝系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立一個目錄，然後右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標文件夾下的“移動”按鈕，然後在新的窗口中指定我們剛創建的文件夾。重裝系統後再次執行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。
小提示：如果你使用windows 2000/XP，則移動“我的文檔”文件夾時，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:/My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會丟失數據。
二、建立最適合自己的文件夾結構
文件夾是文件管理系統的骨架，對文件管理來說至關重要。建立適合自己的文件夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立文件夾。
同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟件打開。這樣，當我們想要找到一個文件時，能立刻想到它可能保存的地方。
三、控制文件夾與文件的數目
文件夾裡的數目不應當過多，一個文件夾裡面有50個以內的文件數是比較容易浏覽和檢索的。如果超過100個文件，浏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。
這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或將此文件夾分為幾個文件或建立一些子文件夾。
另一方面，如果有文件夾的文件數目長期只有少得可憐的幾個文件，也建議將此文件夾合並到其他文件夾中。
四、注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和浏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的信息相結合。
越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應當是一級文件夾。
文件夾的數目，文件夾裡文件的數目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。
五、文件和文件夾的命名
為文件和文件夾取一個好名字至關重要，但什麼是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。
另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個文件夾或文件相比於同一級別的來說，要訪問次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經常訪問的，就可以加上“2”或“★★”，以此類推。
此外，文件名要力求簡短，雖然Windows已經支持長文件名了，但長文件名也會給我們的識別、浏覽帶來混亂。
六、注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放後另一個級別較低的文件夾中，甚至於刻錄到光盤中。而並本學期的一些文檔，因為要經常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問。對於老師來說，一個學期就是一個周期，過一個周期，就相應地處理本周期的文件夾。對於其他行業的人來說，也有不同的周期，我們要根據自己的實際工作和生活需要對文件夾、文件進行歸檔。
小提示：為了數據安全，及時備份是必需要的，有關備份請參見本期《把復雜的備份變簡單》，及時備份文件並刪除不需要再使用的文件。
七、發揮快捷方式的便利
如果我們經常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經常停留的地方。
當然，當文件和文件夾不再需要經常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。
八、現在開始與長期堅持
建立完善的結構、規范化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。
如果你現在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確准備創建的文件夾個數與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習 。
也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣於看到井井有條的文件與文件夾，並享受高效管理帶來的快樂了。
