常常會遇到這樣的情況：收到了一封很重要的電子郵件，除了收信人自己閱覽信件之外，可能還需要把文件打印存檔或是提交給其他人閱覽。OutLook提供了一個非常實用的功能，可以收到電子郵件後自動檢測郵件的特殊標記，符合打印條件的話就直接提交到打印機打印，省略了手工打印的繁瑣。
首先設置好OutLook的POP服務器選項，確保其可以正常從電子郵箱中接收郵件。點擊“工具”下拉菜單，選擇“規則向導”。在“規則向導”中點擊“新建”，選擇“郵件到達時檢查”。OutLook會詢問你：“想要檢測何種條件？”選擇“做動作標記”，此時可以發現“規則描述”中提示：“郵件到達後運用此規則，做動作標記”，其中“做動作標記”包含藍色下劃線，點擊它可以設置需要打印郵件的關鍵字。點擊“動作”下劃線進入“已標記的郵件”設置對話框，可以輸入“打印”。在“如何處理該郵件”中勾選中“打印”，隨後要添加“例外規則”，也就是說，哪些郵件需要打印，哪些郵件無需打印？我們勾選“除非該主題包含特定詞語”，根據實際需要，可以自行編輯，比如說，只要是主題包含“需打印”這樣的詞語就符合打印條件。此時OutLook提示：“啟用此規則？”默認這一選項已經被勾選中，單擊“完成”，此規則即可生效。
如此一來，當別人給我們發郵件時，只需在郵件主題中注明“需打印”，OutLook收到郵件之後馬上就會把此郵件送往打印機打印，不論與計算機相連接的是本地打印機還是網絡打印機，都一樣有效。此項功能在OutLook 2000或是OutLook 2002中均可設置。
小提示：Outlook通過本文所提到的“規則向導”可以創建一系列的規則對郵件進行批處理工作，除了自動將郵件分揀發送到打印機打印之外，還可以進行郵件自動轉發、自動回復、自動保存到網絡中其他目錄，自動按郵件標記分類等等，大家可以自行嘗試哦。
