OA可以實現將電子化審批流程、電子化公文、企業交流論壇、績效考核表單、財務審批流程、工作報表流程等等日常辦公所需內容整合進一個平台中的功能。這樣一方面有利於培養企業文化、促進企業制度執行、增加企業員工之間的交流機會；另一方面可以提高辦公效率、節約辦公成本、實現無紙化辦公更低碳。 一般來說OA只是針對於企業內部使用的
說起OA（Office Automation，辦公自動化），幾乎是人們都熟識和耳聞的一個IT名詞。然而什麼是OA？卻是眾說紛纭、莫衷一是。這主要是因為隨著計算機技術、通信技術和網絡技術的突飛猛進，關於OA的描述也在不斷充實，但至今還沒有人對OA下過最權威、最科學、最全面、最准確的定義。其實OA的概念是動態的，進化論不管是其外延還是內涵，已與十幾年前的OA發生了很大的變化。
總體上講，它是指一切可滿足於企事業單位的、綜合型的、能夠提高單位內部信息交流、共享、流轉處理的和實現辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業單位其它各類管理系統（如電子政務系統、電子商務系統、CRM系統、ERP系統、財務系統）密切相關、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統生命力及作用是薄弱的。——這也是目前最全面、最被認可的OA的概念。
辦公自動化的發展經歷了四個階段：從PC機加上個人辦公軟件實現的文字處理是第一個階段，這個階段大概在80年代到90年代初，大家主要是實現文字處理，就是單機的辦公自動化；
第二個階段是局域網的出現，局域網和關系數據庫實現了文件共享、信息共享，這個應該在90年代的初期；
第三個階段，這個階段的特點是以群件技術為基礎、以協同工作和知識管理為目標的辦公自動化。
第四個階段，即協同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統作為整個組織內部信息化的入口，相對於外部門戶（互聯網網站）。
與組織內各個業務系統進行集成，數據集中展現。
