即便是處在同一公司的員工,在線溝通也常用QQ/MSN之類的通信工具,但是,即便是在內部,溝通也需要在外網接通的情況下進行,如果斷網了又不方便通話和面談該怎麼辦?難道非得付出手機短信費用嗎?其實,這時我們可以借用工作簿來實現斷網溝通。
以使用Excel 2003為例來說明。首先,新建一個工作簿文檔並命名,比如取名為“工作總結.xls”保存。
執行“工具→共享工作簿”,打開“共享工作簿”對話框,選中“允許多用戶同時編輯,同時允許工作簿合並”選項,確定返回(圖1)。
將上述工作簿文檔保存在局域網上某台電腦的一個共享文件夾中。
好友雙方同時打開上述工作簿,約定好輸入的單元格位置,如A用戶在A列輸入內容、B列輸入時間;B用戶在C列輸入內容、D列輸入時間……
需要溝通時,一方好友選定相應的單元格(如A1),將溝通內容輸入到其中,再選中B1單元格,按下【Ctrl+Shift+;】組合鍵輸入系統當前時間。單擊工具欄上的“保存”按鈕(或用Ctrl+S組合鍵),保存上述輸入內容。
對方只要也再按一下“保存”按鈕,即可看到上述輸入的內容。如此往復,可以看到各自輸入的內容(圖2)。
小提示:這個技巧不光是在斷網時有用。有的單位不允許員工使用QQ等工具,但MS Office絕對不會禁用,這時我們也可以用這種方式,在微軟的掩護下“名正言順”地進行“交流”了。此外,為提高工作效率,需要多人同時錄入一個Excel文件時,也可利用這個“允許多用戶同時編輯,同時允許工作簿合並”功能。只要事先確定各自輸入區域,共享後在各自區域錄入即可。
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