在Word或Excel中，對於一些項目相對固定的輸入，比如性別的輸入，職稱的輸入等，如果用下拉列表選擇項目的方式錄入，要比手工輸入方便得多。如何實現呢？
Excel中實現下拉列表選擇錄入
實例描述：在人員信息錄入表中，比如性別要填“男”或“女”，政治面目要填“群眾”或“黨員”，職稱要填“中學高級、中學一級、中學二級、員級”中的一項，這些都是非此即彼的錄入，所以制作一個下拉選項直接選擇就可省去手工重復錄入。
首先，在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容。然後，選定要使用下拉列表選擇輸入的區域，再點“數據→有效性”命令，在“數據有效性”窗體中的選“設置”選項卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來源”欄中點擊右側的數據區域選擇按鈕，用鼠標選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內容單元格，最後單擊“確定”返回（圖1）。
此時只要用鼠標點中區域中的任一單元格，都會在單元格的旁邊出現一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設置序列，我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入（圖2）。
Word中實現下拉列表選擇錄入
在Word中我們有時也需要在表格中添加一些非彼即此的數據，但在Word中卻沒有數據的有效性設置，我們可以換一下思路來實現。
實例描述：在Word文檔的表格中填寫相應的年級和對應任教學科，年級包括高一年級、高二年級、高三年級，學科包括語文、數學、外語等。
在Word中下拉型窗體域通常用於非此即彼的選擇場合。我們設計的這個表格，在“任教學科、所屬年級”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標選定，不必進行輸入，省去了重復輸入的麻煩。
首先，插入下拉型窗體域。將鼠標移到指定位置，比如“所屬年級”下面的單元格，點“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點“下拉型窗體域”按鈕（圖3）。
窗體域插入後，單元格中會顯示出一個小方塊（在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影）。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用於提醒用戶該域的具體位置，並不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，在彈出“下拉型窗體域選項”中“下拉項”的框格內添加下拉菜單中的選項。選中“啟用下拉列表”項，點“確定”按鈕即可（圖4）。
這樣一個單元格的下拉型窗體域就設置好了，下面的單元格就可以采用復制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。
然後，保護窗體。下拉型窗體域插入完成之後，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進行修改。此時用鼠標單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側會出現一個下拉小箭頭按鈕，點擊該按鈕會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好後，再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。
這樣，就能很快的完成數據的填入了。只是有些不太完美的地方，就是解除鎖定後，在視圖上窗體文字周圍有邊框，但是打印出來是沒有的。
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