其實，如果在辦公打印時多動腦筋想辦法，節約型的辦公模式是可以實現的。
1. 省紙打印招數多
如果不是硬性格式要求的正規公文，我們都可以通過在紙張和版面元素上著眼和下手，通過對這些要素的設置來實現省紙打印。
單面打印 省紙有術
大家知道，在Word、Excel等Office組件中可以對紙張的類型和頁面進行設置，如果在不進行裝訂的情況下，希望最大限度地節省紙張，應盡可能將紙型的上、下、左、右邊距設置到最小，這樣在打印量比較大時能省下不少紙張。
除了頁面邊距外，打印用紙的多少還與文字字號和行間距大小密切相關。字號、行間距越小，批量打印時就越省紙，也更省墨，但前提是確保能正常閱讀。一般而言，在Word文檔中，如果對文檔文字大小、格式沒有特殊要求的話，文字大小可選擇五號字，行間距固定為12磅左右。當然，若能看清，字號、行距設置得更小些也未嘗不可。與此同時，段前距、段後距都設置為“0行”又能省出一些空間。在Excel中，除縮小字號外，可以通過設置表格的行高、列寬來進行頁面的壓縮調整。
另外，如果在文檔中組織的文字段落比較短，而且分段也比較多，那麼就可以利用分欄來提高頁面的利用率。在Word中可以利用“分欄”菜單來設置欄數，A4幅面的打印紙一般選擇兩欄即可。在Excel中實現分欄打印，可下載分欄工具（http://985.so/zuE），安裝後在Excel 2013中就會有個加載項，點擊它裡面的分欄工具，就可以對表格進行分欄操作了（圖1）。
雙面利用 更加節約
大部分情況下，我們都喜歡使用單面方式打印文檔，這樣做雖然很快就完成打印任務，但是也很浪費紙張。對於一些質量要求不是很高的文檔，比如作為草稿使用的文檔，我們為什麼不能試著使用雙面打印呢？
小提示：
這裡的雙面打印不是說拿用過的一面的紙來使用另一面，而是指在一張干淨的紙上實現雙面打印。當然了，用已經用過一面的紙來打印，也是值得提倡的一種節約模式。但效果和心理作用總不如在干淨的紙上使用，而且如果將使用過一面的紙打印的東西呈交給領導或作為商業用途，容易出現意想不到的問題，所以不提倡使用。
Word 2013中在打印窗口選擇手動雙面打印，一面打印完成後，將紙的順序做出調整，先出現的放在最上面，最後出現的放在最下面，然後將打印了紙張正面的紙張再放入進紙器中，繼續打印紙張背面即可。或者是在“設置”處選擇“僅打印奇數頁”，打印完成後調整紙的順序，再選擇“只打印偶數頁”（圖2），這樣閱讀效果更符合習慣。
縮印技術 省上加省
如果覺得調整文章字號行距等比較麻煩，或者想保持原來的版式不便，可以通過縮印技術來打印文檔。在Word 2013中，頁面設置為B4型的文檔可以縮印在A4或是16開紙上。甚至還可將多頁資料一次打印在一頁上（圖3）。
Excel中也具有打印縮放功能，可以通過縮放比例來進行打印。而在Excel 2013中還能方便地將工作表或所有列、所有行調整為一頁（圖4）
2. 省墨打印有技巧
有時候，文檔打印出來只是為了校對或是其他非重要使用，所以打印沒必要有那麼高的精度，因為打印精度越高，速度越慢，墨耗也就越多。在這種情況下，可以將打印機功能設置為“省碳粉模式”。
但是，這種設置可能影響到其他人的正常使用，所以打印文檔時在不影響觀看的情況下，可以將文字的顏色設置為淺色或灰色。當然還有更絕的招數，如果打印文檔既包含文字又有圖片，可以在每頁上畫一個矩形將文字、圖片覆蓋住，然後設置這個矩形的填充顏色為白色，透明度為40%左右或更低，無線條。這樣打印出來就可以省很多墨或碳粉了。打印完成後，可以將這些矩形刪除掉，一點兒也不影響原文檔。
小提示：
使用激光打印機在打印不太清晰的情況下，不要急於更換新的硒鼓，可以取下硒鼓，上下左右搖晃十幾下，安裝好後再打印，依然能夠打印幾十張。
3. 放棄打印更節省
現在移動終端、網絡非常發達，很多辦公都可實現無紙化。比如，在單位內部可以利用Serv-U軟件建立一個FTP文件服務器，有什麼需要下發的文件都可以傳到它上面相應的文件夾中，單位的其他終端都可以下載浏覽它上面的文件（包括手機）。如筆者所在學校以前安排的工作都是在打印室打印，復印後由專人分發給各辦公室。現在建立了FTP服務器，把安排或下發的PDF文件都上傳到FTP服務器相應的文件夾中，最後學校發個校訊通知，告訴老師們有文件已經下發，請老師們利用各自電腦在FTP服務器上下載浏覽即可。這樣下來省了不少辦公用紙、油墨和碳粉（圖5）。
當然，如果單位沒條件設立FTP服務器，可以利用“雲”來實現。比如，可以在百度上為注冊一個“雲”賬號，將要下發的文件傳到上面，這樣員工不論在什麼地方，都可上傳下載，非常方便（圖6）。
另外，還可以為建立QQ群，將文件上傳到群空間供員工下載或浏覽。
小提示：
考慮到安全問題，公文類的資料最好做加密處理，或者用專用的企業版協同辦公軟件更為合適。
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