一個電子郵件地址可以分為二個部份，第一個部份是使用者名稱，第二個部份是主機名稱。以 [email protected] 為例，yahoo.com 就是主機名稱，而 john 為使用者名稱。
假設 Alex 使用的信箱是 [email protected]，則當 Alex 要寄信給 [email protected] 時，會經過下列步驟：
首先 Alex 從個人計算機中寫好一封信，送到他所屬的 gmail.com 的主機中。
gmail.com 會先將信件存在自己的機器上的暫存區。
gmail.com 會檢查信件目的地，並查找 yahoo.com 的 IP 地址。
接著經由因特網將信件送到 yahoo.com 的主機。
yahoo.com 的主機收到信後，發現是給自己機器中的使用者，所以將信件存放到使用者的新件匣中。
當 John 有空時，從家裡打開計算機，並主動去 yahoo.com 檢查是否有新的信件，當發現有新的信，則下載到自己的計算機中。
過程如下圖所示：
如果 [email protected] 要寄信給 [email protected]，因為寄信者和收信者使用同一個郵件服務器，所以在上述步驟二中，gmail.com 的主機發現收信者是自己機器的使用者，則會將該信件存放在使用者的新件匣中。
從寄信到收信的流程中，每一個網絡上的組件都扮演著不同的角色
Mail User Agent （MUA）：郵件使用者代理人，這是使用者用來寫信、收信的程序。例如，我們常用的 Outlook Exporess、Thunderbird 等。它的作用在於提供使用者一個好用的收發信件接口，並將信傳到自己的郵件服務器。
Mail Transfer Agent （MTA）：郵件轉送代理人，是一個負責轉送信件的服務器。UNIX 中使用的 Sendmail、Postfix 就是 MTA 軟件。它的作用在於收到 MTU 寄來的信後，根據信件地址，將信件轉送到目的地。在目的地中，也有另一台 MTA 會負責接收信件。有時候信件並不會一次就從使用者的計算機傳送到目的地的主機，而是會經由許多 MTA 轉送到目的地的主機。這種 MTA 接收非自己的信件，並轉送到別台 MTA 的動作就叫作「Relay」。
Mail Delivery Agent （MDA）：郵件遞送代理人，負責將要給本地使用者的郵件分配到使用者的信箱中。在 UNIX 中，MDA 通常是 mail 這支程序。
當我們在寄信時，所使用的是 SMTP （Simple Mail Transfer Protocol） 通訊協議，在一台郵件服務器上，必須要先安裝郵件服器軟件，以接收 SMTP 協議所寄來的信件。MTA 和 MTA 之間傳送信件時也是使用 SMTP 協定。而收信時，使用的是 POP3 （Post Office Protocol） 或是 IMAP （Internet Message Access Protocol） 協定。如下圖：
一般常用的 SMTP 軟件為 UNIX 內附的 Sendmail、Qmail、或 Postfix.而收信時所使用的 POP3 及 IMAP 軟件 UNIX 並未內建，因此我們必須自行安裝。然而做為一台 Mail Server，我們要設定的是最少要做到可以正常使用 POP3 及 SMTP 來讓使用者收發信。另外，我們也可以使用 Web 接口的郵件收發軟件，Web 接口的郵件收發軟件可以讓使用者不必使用 Outlook 等軟件即可經由任何操作系統的浏覽器輕松收發信件。
傳統上，SMTP 在接受使用者寄信時，並不須經過身份認證，任何人都可以使用你的主機來制造垃圾信。因此 UNIX 內建的 Sendmail 是不接受 SMTP 寄信的。而一般的 ISP 業者大多是以控制聯機來源的方式，禁止非允許網域的使用者 RELAY.但如果我們以控制聯機來源的方式，便無法在其它非允許的IP地址使用SMTP，這對於想要任何地方都可以發信的人十分不分便。因此，我們必須讓使用者透過 UNIX 使用 SMTP 身份認證的功能來寄信，讓要使用諸如 Outlook 以 SMTP 寄信的使用者必須先通過本機的身份認證。
在開始架設郵件服務器之前，您必須先設定好 DNS.由於傳送信件時，必須查找目的地主機的 IP.如果您的主機沒有合法的 DNS 設定，信件將無法正確送達。另外，您的服務器 IP 也必須設好反解，IP 名稱必須和您的主機名稱對映，如果反解不正常，有的服務器可能會拒收您所送出的信件。
